曾有位朋友跟我說他們公司有太多緊急事件要處理,而且每個人同時做很多專案, 排程幾乎只是參考用, 大家也不可能有空來寫 issue, 做追蹤, 所以任何專案管理, 協同作業工具都很難派上用場。 我很納悶這樣的問題要如何解決….

最近剛好看到這本書 Project Portfolio Management-Increase Your Capacity and Finish More Projects, 書中特別指出, 如果沒有做 Project Portfolio Management, 將會不斷有 Emergency出現, 這樣會降低整個 portfolio 的管理容易度, 造成不斷搶人的狀況, 將團隊成員完成專案的效率降低, 也降低完成專案的數量。 這跟朋友說的狀況很類似。

這幾天剛把這本書看完,覺得這本書寫得太好了,以下簡要整理, 希望對在類似工作環境的人有所幫助。

如果你的公司還沒有開始做公司等級的Project Portfolio Management(PPM)

也許可以跟公司建議試試看吧?

對工程師的好處: 當主管不斷壓工作下來時, 很有理由說現在什麼工作最重要,或請找 PPM 核心主管討論吧!

對專案經理的好處: 不用和其他的專案經理搶人力, 到處求工程師幫你做, 因為先後順序已經排好了

對公司上層的好處: 大家全力做對公司獲利與未來遠景最有利的專案, 不會浪費公司資源

實行小建議

  • 專案要排序,且要決定哪些專案要 commit, kill, transform, 或暫存待執行。
  • 如無法準確預估專案獲利與風險,以 Scrum 分段 deliver 部分user stories(requirements)的方式來試 run, 預估velocity,幫助forecast, 同時觀察可行性。
  • 越高風險但卻是高獲利的案子越需要小規模試run。
  • 專案資訊越透明完整,越好做 PPM。
  • 至少一季做一次 Project Portfolio Review。
  • 以公司整體利益為指導原則做 PPM 決策。
  • 需檢查公司的 bonus 或薪資政策是否配合,如果專案經理的 performance 是比賽同時間內完成的專案數量, 那…..

Project Portfolio Review是 PPM 的重頭戲

  • Project Portfolio Review 目的: 決定專案先後順序,妥善安排資源, 全力完成對公司最有利的專案。
  • Review 參與者: 高層、 專案經理、 部門經理。
  • Review 時間: 最好不要超過 3 個月, 當 release 時間需要修改時,當重要客戶需要新功能或產品時, 當知道競爭對手將有新產品上市時,當技術更新時, 當產品可以部分完成時, 當資訊足夠到計畫下一版時, 當有錢有人來做新專案時。
  • Review 需要的資料: 每個專案的內容, 相關客戶, brundown chart/velocity chart,階段可demo 產品或 version 完成工作單, 風險與障礙, 人力分配。

Review應問的問題:

  • 排序的準則? (要配合公司目標, 策略, 願景, 獲利)
  • 對於每個專案在每次 review 的時候都要問是否仍與整體策略相符, 值得繼續做下去?
  • 從上次 review 到這次 review 之間, 到底完成了哪些? 進度如何? 完成速度怎樣?
  • 專案進行是否有遇到什麼困難?

專案排序的方法


計分:
可考慮的項目如

Qualitative: Alternative 有替代方案? Effect完成後的影響? Success Picture 專案成功的樣子?

Quantitative: 獲利? 市場拓展? 既有客戶再消費? 降低成本? 增加公司競爭力?


比較法:
Single-Elimination Tournament單淘汰制, Double-Elimination Tournament雙敗淘汰制。

p.s. 作者建議不要用ROI來排序, 因為 ROI 通常試算不準的。

專案排序完後一定要公開讓全公司的人知道, 做為大家工作的先後順序標準

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